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Digitale Buchführung – Was ist dass?

Die Buchführung, mancherorts auch Buchhaltung genannt, verändert sich. War es früher noch üblich, Monat für Monat Pendelordner in der Steuerkanzlei vorbeizubringen, werden die Belege mehr und mehr digital ausgetauscht. Dies spart Wege, Zeit und erhöht die Verfügbarkeit.

Buchhaltung – ein notwendiges Übel?

Für die meisten Unternehmen ist Buchführung nicht das Kerngeschäft. Viele empfinden sie eher als lästige Pflicht. So drückt es auch der Paragraf 238 des Handelsgesetzbuchs (HGB) aus: "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen."

Abseits dieser Pflicht unterstützt die Buchführung Unternehmerinnen und Unternehmer aber auch bei ihren Entscheidungen. Mit Hilfe von Kennzahlen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen lässt sich erkennen, ob ein Unternehmen noch auf Kurs ist. Die Aussagekraft der Buchführung wird durch Betriebswirtschaftliche Auswertungen unter Einschluss eines internen und externen Betriebsvergleichs.

Ordnungsgemäße Buchführung

Was eine ordnungsgemäße Buchführung ist, regeln die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, kurz: GoB beziehungsweise GoBD, wenn es um die digitale Buchhaltung geht. Die Ordnungsmäßigkeit betrifft dabei nicht nur das Führen der elektronischen Bücher. Es muss auch Sorge dafür getragen werden, dass die Bücher und Aufzeichnungen nicht nachträglich verändert werden können und dass sie nicht vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Wir erledigen Ihre Buchführung

Früher mussten gesammelte Belege Monat für Monat im berüchtigten Pendelordner in der Kanzlei abgegeben werden. Die digitale Buchführung ermöglicht es dahingegen, Belege digital zu sammeln. Papierbelege können gescannt oder per App fotografiert und in die deutsche Cloud übermittelt werden. Belege, die bereits elektronisch vorliegen, können mit der Funktion DATEV Upload Mail mit einem Klick hochgeladen werden. Auf Basis der digitalen Belege können Zahlungen ausgeführt, Kontoumsätze geprüft und Lohnzahlungen freigegeben werden. Ein GoBD-konformes Kassenbuch steht ebenfalls zur Verfügung.

Digitale Buchführung vereinfacht den Alltag im Unternehmen

Wenn Sie unsere Plattform für Ihre digitale Buchführung nutzen, können Sie auf einfache Weise alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und auch bei einer Betriebsprüfung ruhig Blut bewahren. Dabei ist es egal, ob wir Ihre Buchführung für Sie erledigt haben oder ob Sie selbst buchen.

Sie möchten selbst buchen

Rechnungsschreibung und Buchführung leicht gemacht: Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ist die professionelle Buchführungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Die Software verbindet die bewährte Finanzbuchführung mit Lösungen rund um Auftragswesen, Zahlungsverkehr und Dokumentenablage.

In Kombination mit der Cloud-Lösung Unternehmen online lassen sich kaufmännische Aufgaben und Prozesse komplett digitalisieren und optimieren. Informationen und Daten können einfach, schnell und sicher ausgetauscht werden. Die Software ist auch als Einstiegslösung mit einem geringeren Leistungsumfang erhältlich.

Für weitere Informationen

Unternehmen Online

Unternehmen online unterstützt Sie nicht nur bei der Vorbereitung von Buchführung und Lohnabrechnung , sondern geht Ihnen auch bei Ihren kaufmännischen Geschäftsprozessen zur Hand.

Die Vorteile für Ihr Unternehmen

Schnelle und einfache Prozesse

Bezahlen Sie schnell und sicher mit vorausgefüllten Zahlungsträgern. Erledigen Sie Zahlungen auf Basis der digitalen Belege und geben Sie die Lohnzahlungen frei. Lassen Sie die Kontoauszüge automatisiert prüfen. Führen Sie Ihr Kassenbuch GoBD-konform (automatische Prüfungen auf Kassenminus, Chronologie). Mit Mitarbeiter Online erhalten Ihre Mitarbeiter Ihre Gehaltsabrechnung und Bescheinigungen in eine App und Sie eine digitale Personalakte.

Zeitgewinn

Fahrtwege in die Kanzlei entfallen, denn Originalbelege und Dokumente bleiben im Unternehmen. Durch das revisionssichere und elektronische Belegarchiv gehört das lange Suchen nach Unterlagen der Vergangenheit an.

OCR-Rechnungserkennung

Die OCR-Rechnungserkennung in Belege online nimmt Ihnen und uns Arbeit ab: durch die automatische Vorbelegung von Belegdaten in Belege online und in den Buchungsvorschlägen der DATEV-Rechnungswesen-Programme.

Transparente Daten

Aussagekräftige und differenzierte Auswertungen sind schnell verfügbar. Dadurch können Sie Ihr Unternehmen auf der Basis von stets aktuellen Zahlen steuern und sind immer auskunftsfähig. 

Sichere Prozesse

Belege, Dokumente und Auswertungen werden über eine zertifizierte Cloud ausgetauscht – geschützt vor fremdem Zugriff.

Digitale Belege einfach verwalten

Im Bereich Buchführung steht der digitale Beleg im Mittelpunkt. Der Cloud-Service Belege online, mit dem Sie digitale Belege bearbeiten und revisionssicher ablegen können, ist Bestandteil von Unternehmen online.

Mittelstand Faktura

Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen ist die professionelle Buchführungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Alles funktioniert durchgängig und digital in einem Prozess.

Mittelstand Faktura überzeugt

Sie überlegen schon länger, Ihre Software für die Finanzbuchführung zu wechseln? Wer mit Mittelstand Faktura arbeitet, setzt auf Kontinuität und Zuverlässigkeit. 

In Verbindung mit der Cloud-Lösung Unternehmen online lassen sich kaufmännische Aufgaben und Prozesse komplett digitalisieren und optimieren. Informationen und Daten können einfach, schnell und sicher mit uns ausgetauscht werden.

Mittelstand Faktura - Ihre Vorteile

Komfort beim Buchen

Sie profitieren von einer qualitativ hochwertigen Finanzbuchführung mit viel Komfort beim Buchen, z. B. durch automatisierte Buchungsvorschläge für digitale Belege (OCR-Erkennung) und elektronische Kontoumsätze von Banken und Zahlungsdienstleistern wie PayPal und Amazon.

Überblick bewahren

Durch die Verknüpfung von Buchungssatz und digitalem Beleg haben Sie stets den Überblick über Ihre Buchführung.

Aktuell und rechtskonform

Auf die pünktliche Umsetzung gesetzlicher Änderungen können Sie sich verlassen! So können Sie beispielsweise elektronische Rechnungen gemäß dem geforderten Standard (EU-Norm EN 16931) erstellen.

Immer informiert bleiben

Qualitätsauswertungen unterstützen optimal Ihre unternehmerischen Entscheidungen.

Durchgängiger Prozess

Und alles funktioniert durchgängig und digital in einem Prozess: Vom Schreiben der Verkaufsbelege, über die Buchführung und das Electronic Banking bis hin zum Jahresabschluss, den wir gerne für Sie erstellen

Garantiert sicher

Nutzen Sie einfach die authentifizierte Datenübermittlung und archivieren Sie alle Daten revisionssicher in der Cloud.

Testen Sie uns

In einem ersten Beratungsgespräch stellen wir Ihnen unverbindlich die Softwarelösung vor. Bei Ihnen vor Ort oder aber digital mit Teams

Für weitere Informationen nutzen Sie unser Kontaktformular oder rufen Sie uns unter 0211 86298790 bitte an.

FAQ - Digitale Buchhaltung

Wie funktioniert digitale Buchhaltung?

Eine digitale Buchhaltung setzt voraus, dass die Buchhaltungsunterlagen bzw. Belege in digitaler Form vorliegen. Nach dem Einscannen der Papierbelege werden diese elektronisch an den Steuerberater übermittelt und dort voll-digital weiterverarbeitet.

Was ist digitale Buchhaltung?

Unter digitaler Buchhaltung wird die digitale Verarbeitung aller Buchhaltungsvorgänge verstanden. Hierzu zählt die Digitalisierung von Papierbelegen durch Einscannen, die Übertragung der Belege per digitaler Schnittstelle an den Steuerberater und die automatisierte Weiterverarbeitung der Buchhaltungsdaten.

Warum digitale Buchhaltung? > Vorteile

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung kann der Unternehmer seine Belege in „Echtzeit“ mit dem Steuerbüro teilen und somit eine Beratung ohne zeitliche Verschiebungen in Anspruch nehmen. Darüber hinaus entfällt der zeitliche Aufwand durch das Vorbereiten und zur Verfügung stellen der Papierbelege. Im Rahmen von Abstimmarbeiten und Betriebsprüfungen ergeben sich erheblich weniger Beleganforderungen an den Unternehmer, wodurch der allgemeine Geschäftsbetrieb wieder in den Mittelpunkt rückt.

Wie funktioniert die digitale Buchhaltung mit DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen Online ist eine cloudbasierte Plattform, auf der der Unternehmer seine Belege in digitaler Form hoch lädt und die Steuerkanzlei im Anschluss auf die Belege zugreifen kann. Die digitale Verarbeitung erlaubt eine Verknüpfung des Belegs mit dem Buchungssatz und erlaubt somit auch noch Jahre später eine eindeutige Zuordnung von Beleg und Buchungssatz.

Buchhaltung klassisch mit Belegen oder online über die DATEV?

Die digitale Buchhaltung über DATEV Unternehmen Online bringt einige Vorteile mit sich. Einmal eingerichtet erleichtert die cloudbasierte Software die Bearbeitung, sodass sich Mitarbeiter wieder vermehrt auf den ordentlichen Geschäftsbetrieb konzentrieren können. Darüber hinaus  verbleiben die Originalbelege immer im Unternehmen, sodass der Unternehmer zu jeder Zeit Zugriff auf seine Unterlagen hat.

Ist die digitale Buchhaltung mit Unternehmen online sicher?

Die DATEV garantiert höchste Sicherheitsstandards und beweist diese seit Jahrzehnten in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – Buchhaltung abgeben?

Mit immer weiter steigender Komplexität der Rechnungslegungsvorschriften des HGB und EStG empfiehlt sich die Hinzuziehung eines Steuerberaters bei der Erstellung der Buchhaltung, welche Grundlage der Besteuerung und gewisser Offenlegungspflichten ist. Eine fehlerhafte Buchhaltung birgt Gefahren hinsichtlich der Kreditwürdigkeit und einer fehlerhaften Besteuerung.

Welche Vorteile/Argumente für die digitale Buchhaltung gibt es?

Einmal eingerichtet erleichtert die digitale Buchhaltung die innerbetriebliche Bearbeitung, sodass sich Mitarbeiter wieder vermehrt auf den ordentlichen Geschäftsbetrieb konzentrieren können. Darüber hinaus verbleiben die Originalbelege immer im Unternehmen, sodass der Unternehmer zu jeder Zeit Zugriff auf seine Unterlagen hat.

Welche Vorteile bietet die digitale Buchhaltung?

Einmal eingerichtet erleichtert die digitale Buchhaltung die innerbetriebliche Bearbeitung, sodass sich Mitarbeiter wieder vermehrt auf den ordentlichen Geschäftsbetrieb konzentrieren können. Darüber hinaus  verbleiben die Originalbelege immer im Unternehmen, sodass der Unternehmer zu jeder Zeit Zugriff auf seine Unterlagen hat.

Macht eine Online Buchhaltung für Ihr Unternehmen Sinn?

Egal ob soloselbständig oder großer Konzern, eine digitale Buchhaltung ist immer empfehlenswert, um die Vorteile bei der monatlichen Bearbeitung als auch in Betriebsprüfungen nutzen zu können.

Digitale Buchhaltung: Originalbelege vernichten oder aufbewahren?

Bei Vorliegen einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation und Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege, ist eine Vernichtung eingescannter Buchhaltungsbelege zulässig.

Welche technischen Anforderungen stellt Digitalisierung in der Buchhaltung?

Für Papierbelege wird ein Scanner benötigt, um diese zu digitalisieren. Außerdem setzte eine digitale Buchhaltung einen internetfähigen Computer voraus, über den die digitalen Belege hochgeladen werden können.

Was sollte bei der Digitalisierung der Buchhaltung beachten werden?

Hinsichtlich der Verfahrensdokumentation empfiehlt es sich, die Bedienungshandbücher der Buchhaltungssoftware, der elektronischen Kasse und weiterer Software aufzubewahren. Darüber hinaus sind die Vorschriften zur elektronischen Archivierung kaufmännischer Belege zu beachten.

Ist die Online Buchhaltung mit dem Datenschutz und der Datensicherheit konform?

Bereits vor Umstellung der Buchhaltung auf einen rein digitalen Prozess werden viele Arbeitsschritte bereits mit digitaler Unterstützung erledigt. Die Datenschutzstandards der eingesetzten Software sind hierbei unbedingt zu beachten. Die DATEV garantiert höchste Sicherheitsstandards und beweist diese seit Jahrzehnten in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern.

Was beinhaltet digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung bedeutet, dass alle Belege und Unterlagen digital archiviert werden, über digitale Schnittstellen weitergeleitet werden können und in der Buchhaltung digital und z. T. automatisiert verarbeitet werden können. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen werden dem Mandanten anschließend auf digitalem Weg zur Verfügung gestellt und bieten die Möglichkeit, die Auswertungen auf den Beleg hin nachzuvollziehen.

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Unter digitaler Buchhaltung wird die digitale Verarbeitung aller Buchhaltungsvorgänge verstanden. Hierzu zählt die Digitalisierung von Papierbelegen durch Einscannen, die Übertragung der Belege per digitaler Schnittstelle an den Steuerberater und die automatisierte Weiterverarbeitung der Buchhaltungsdaten. Anschließend erfolgt die Rückübertragung der elektronischen Auswertungen an den Mandanten.